Historia y evolución de los sistemas de informacion

LOS SISTEMAS ESTRATEGICOS DE INFORMACIÓN

En la última etapa de evolución, los sistemas de información constituyen los
denominados Sistemas Estratégicos de Información. Monforte (1994) define sistema
estratégico de información como: “aquel sistema de información que forma parte del
“ser “ de la empresa, bien porque supone una ventaja competitiva por si mismo, bien
por que está unido de una forma esencial al negocio y aporta un atributo especial a los
productos, operaciones o toma de decisiones”. K y J Laudon (19
96) a su vez definen
sistemas estratégicos de información como: “sistemas computacionales a cualquier nivel
en la empresa que cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del
medio ambiente para ayudar a la institución a obtener una ventaja competitiva”.
De ambas definiciones podemos destacar el concepto “ventaja competitiva”,
relacionado directamente con la estrategia de la empresa. La ventaja competitiva de una
empresa se entiende como aquella característica de una empresa que la diferencia del
resto de competidores colocándola en una posición relativa superior para competir4

Bueno y Morcillo (1994) la definen como: “el dominio y control por parte de una
empresa de una característica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su
eficiencia y le permite distanciarse de los competidores”. Dicha posición de
superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo así se
lograrán los resultados para la organización.
Así un sistema de información permitiría a una organización obtener unos
mejores resultados que el resto de agentes de la economía. La empresa se beneficiaría
de una reducción de costes en la fabricación del producto, reducción del coste de
comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, mejor coordinación entre los
diferentes niveles jerárquicos de la empresa, una mejor conectividad con proveedores y
clientes, rápida adaptación a las necesidades del consumidor, disminución del tiempo de
entrega del producto, etc. De este modo se reforzaría la posible estrategia seguida por la
empresa, por ejemplo las planteadas por Porter: liderazgo en costes, diferenciación del
producto y concentración
.
Aquellas organizaciones que no valoren los sistemas de información como un
elemento estratégico, o aunque los tengan presentes no lo desarrollen de una forma
coherente con su estrategia, se enfrentarán a una gran diversidad de problemas: los
competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar
con al empresa, aparece el establecimiento de objetivos empresariales inalcanzables con
los sistemas de información actualmente disponibles en la empresa, surge duplicidad de
esfuerzo, inexactitud de los sistemas, gestión inadecuada de la información, mala
elección de las tecnologías de la información, ... De este modo los sistemas estratégicos
de información permiten a la empresa sobrevivir en entornos altamente competitivos y
lograr un crecimiento de la organización. Una organización puede plantearse utilizar el
modelo de fuerzas competitivas de Porter (1982), donde la empresa relaciona las
amenazas y oportunidades que puede encontrarse con los agentes externos y actuar en

consecuencia.

Partiendo de dicho modelo, los sistemas de información nos servirían para poder competir y obtener unos mejores resultados: 

•  Amenaza de nuevos participantes: los sistemas de información permitirán mejorar el control de los canales de distribución y aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores. Igualmente pueden utilizarse los sistemas de información para adecuar mejor nuestros productos a las necesidades del cliente, explotar economías de escala con el fin de reducir precios y competir ante una posible guerra de precios con las empresas adversarias, siendo más agresivos en la estrategia de liderazgo en costes.
• Amenaza de productos o servicios sustitutivos: se puede conseguir una mejor adaptación a las necesidades del cliente, establecer una correcta adecuación de calidad-precio de nuestro producto, identificar más fácilmente las necesidades insatisfechas de los consumidores y redefinir los segmentos del mercado
• Rivalidad con los competidores actuales: los sistemas de información constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de marca de la compañía.
• Poder negociador de clientes y proveedores: los sistemas de información pueden ser utilizados como un medio de equilibrar el poder con los proveedores y los compradores de nuestro producto. La empresa puede conseguir la ventaja competitiva bien diferenciando el producto (tratando de crear lealtad a la marca, intentando que el producto de la compañía cree más valor en el consumidor), utilizando la estrategia de liderazgo en costes (los sistemas de información permiten disminuir los costes de comunicación e intercambio de la información dentro de las organizaciones, siendo evaluado dicho coste tanto en tiempo como en dinero) o bien utilizando una estrategia de concentración (utilizando una estrategia similar a las anteriores pero concentrándonos en un segmento concreto del mercado). 

INTRODUCCIÓN: EVOLUCION

Los Sistemas de información han ido evolucionando durante los últimos años hasta constituir los denominados sistemas de información estratégicos. Primeramente los Sistemas de Información empresariales eran considerados como un instrumento simplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual se facilitaban los tramites y reducía la burocracia. Su finalidad era básicamente llevar la contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo.

Posteriormente el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones permitieron incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de información en el menor espacio posible, lo cual aumentó en las organizaciones el interés en los sistemas de información. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las tecnologías y sistemas de información permitían a la empresa obtener mejores resultados que sus competidores, constituyéndose por si mismas como una fuente de ventaja competitiva y una poderosa arma que permitía diferenciarse de sus competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de
información se constituyeron como una de las cuestiones estratégicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificación empresarial.

Dada la clasificación de K y J Laudon, los primeros sistemas de información en desarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de información para la administración y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones así como los sistemas estratégicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de información, partiendo de los niveles inferiores de la organización hasta abarcar al equipo directivo de la empresa.

A la hora de analizar el progreso de los sistemas de información, uno de los trabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron la evolución de los sistemas de información basándose en la evolución de las tecnologías de información (Ver tabla 2). En la medida en que se desarrollaron los equipos informáticos, el software, el hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones, los sistemas de información fueron adquiriendo una mayor relevancia en las organizaciones, empezándose a considerar como un elemento más del proceso de planificación.

Esta clasificación de la evolución de los sistemas de información pueden agruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu, Ricart y Valor (1991): 

• Introducción de la informática en la organización: los sistemas de información se aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las computadoras y los sistemas informáticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar nóminas y facturación buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realización de dichas operaciones. Existe una carencia de formación por parte de los empleados de la organización en dichos sistemas y no hay profesionales que puedan resolver dichos problemas dentro de la compañía.
• Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: tras observar como la aplicación de los sistemas informáticos en algunas áreas de la empresa originan importantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de la empresa. Dicho “contagio” se desarrolla sin ninguna planificación por parte de la organización, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la formación del personal en las tecnologías de información y en las aplicaciones informáticas, existiendo ya en la organización personal capaz de solucionar los problemas planteados en el manejo del sistema de información.
• Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa: los sistemas de información son utilizados en la totalidad de la organización y ya son tenidos en cuenta por parte de la dirección como un elemento fundamental de la empresa. Se empiezan a elaborar procedimientos de planificación de los sistemas de información y aparece la necesidad de usar los sistemas de información como un medio de cumplimiento de los objetivos de la empresa
• Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: los sistemas de información son valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al elaborar la estrategia general de la compañía se establece la planificación y desarrollo de los sistemas de información como otros de los aspectos clave dentro del proceso directivo.

INTRODUCCIÓN: CLASIFICACION

A la hora de clasificar los Sistemas de Información, existe una gran variedad de criterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologías de sistemas de Información que nos podemos encontrar:

Sin embargo la clasificación más útil es la propuesta por K y J Laudon (1996). En ella los sistemas de Información se agrupan según su utilidad en los diferentes niveles de la organización empresarial. La organización consta de 4 niveles básicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organización, un nivel del conocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la información (generalmente el departamento de informática), un nivel administrativo (abarcaría a los gerentes intermedios de la organización) y un nivel estratégico (la alta dirección de la empresa). Según estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificación de sistemas de información:

• Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informáticos encargados de la administración de aquellas operaciones diarias de rutina necesarias en la gestión empresarial (aplicaciones de nóminas, seguimiento de pedidos, auditoría, registro y datos de empleados). Estos sistemas generan información que será utilizada por el resto de sistemas de información de la compañía siendo empleados por el personal de los niveles inferiores de la organización (Nivel Operativo)
• Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas de información encargados de apoyar a los agentes que manejan información en la creación e integración de nuevos conocimientos para la empresa (estaciones de trabajo para la administración); forman parte del nivel de conocimiento
• Sistemas de automatización en la oficina (SAO): sistemas informáticos empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan la información en los niveles inferiores de la organización (procesador de textos, agendas electrónicas, hojas de calculo, correo electrónico,...); se encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los Sistemas de Trabajo del Conocimiento
• Sistemas de información para la administración (SIA): sistemas de información a nivel administrativo empleados en el proceso de planificación, control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades ordinarias (control de inventarios, presupuestación anua l, análisis de las decisiones de inversión y financiación). Son empleados por la gerencia y directivos de los niveles intermedios de la organización.
• Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informáticos interactivos que ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la resolución de problemas no estructurados (análisis de costes, análisis de precios y beneficios, análisis de ventas por zona geográfica). Son empleados por la gerencia intermedia de la organización. 
• Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de información a nivel estratégico de la organización diseñados para tomar decisiones estratégicas mediante el empleo de gráficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta dirección de la organización con el fin de elaborar la estrategia general de la empresa (planificación de ventas para 4 años, plan de operaciones, planificación de la mano de obra).  

INTRODUCCIÓN: DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Durante los últimos años los sistemas de información constituyen uno de los principales ámbitos de estudio en el área de organización de empresas. El entorno donde las compañías desarrollan sus actividades se vuelve cada vez más complejo. La creciente globalización, el proceso de internacionalización de la empresa, el incremento de la competencia en los mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las tecnologías de información, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la reducción de los ciclos de vida de los productos originan que la información se convierta en un elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia y crecimiento de la organización empresarial. Si los recursos básicos analizados hasta ahora eran tierra, trabajo y capital, ahora la información aparece como otro insumo fundamental a valorar en las empresas. A la hora de definir un sistema de información existe un amplio abanico de definiciones . Tal vez la más precisa sea la propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991), en la cual un sistema de información queda definido como: “conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”. Todo sistema de información utiliza como materia prima los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo además un proceso de retroalimentación o “feedback”, en la cual se ha de valorar si la información obtenida se adecua a lo esperado (Ver figura 1).

Junto con los datos, los otros dos componente básicos que constituyen un sistema de información son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier agente de la organización empresarial que utilice la información en su puesto de trabajo) y los equipos (informáticos, software, hardware y tecnologías de almacenamiento de la información y de las telecomunicaciones). En muchas ocasiones existe bastante confusión, pues al referirse a sistemas de información se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los programas informáticos. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalar nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una página web, realizar comercio electrónico, pero ello no implica que exista en su organización un sistema de información. Un sistema de información abarca más que el aspecto meramente computacional, pues no sólo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino también el modo de organizar dichas herramientas y de obtener la información necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa. Los encargados de elaborar los sistemas de información han de poseer conocimientos tanto de las tecnologías de información disponibles y que pueden utilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugar tendrán que conocer la estrategia de la organización y el tipo de organización para posteriormente establecer las necesidades de información y adquirir las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema de información. Todo sistema de información va a poseer unos objetivos principales, los cuales se resumen a continuación: 

      - apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de información ha de suministrar a la           organización toda la información necesaria para su correcto funcionamiento. La información manejada          abarcará desde la actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de                      planificación a largo plazo de la empresa. - proporcionar información para el control de la totalidad de          actividades de la empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por la                  organización. Los sistemas de información abarcan a todos los departamentos de la empresa y a la                gestión global de la organización. 

      - adaptar las necesidades de información a la evolución de la empresa: conforme la empresa va                        creciendo y desarrollándose, surgen nuevas necesidades de información que han de ser satisfechas por          el sistema de información, evolucionando este último adecuándose a las nuevas circunstancias del                  entorno.

      - interacturar con los diferentes agentes de la organización, permitiendo que estos empleen el sistema de          información para satisfacer sus necesidades de un modo rápido y eficaz. La interactividad y flexibilidad          de los sistemas de información constituyen un punto clave en el éxito o fracaso.