Durante los últimos años los sistemas de información constituyen
uno de los principales ámbitos de estudio en el área de organización de
empresas. El entorno donde las compañías desarrollan sus actividades se vuelve
cada vez más complejo. La creciente globalización, el proceso de
internacionalización de la empresa, el incremento de la competencia en los
mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las tecnologías
de información, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la reducción de
los ciclos de vida de los productos originan que la información se convierta en
un elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia y crecimiento
de la organización empresarial. Si los recursos básicos analizados hasta ahora
eran tierra, trabajo y capital, ahora la información aparece como otro insumo
fundamental a valorar en las empresas. A la hora de definir un sistema de
información existe un amplio abanico de definiciones . Tal vez la más precisa
sea la propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991), en la cual un sistema de
información queda definido como: “conjunto formal de procesos que, operando
sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la
empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información
necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos
de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia”. Todo sistema de información utiliza como
materia prima los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener
como resultado final información, la cual será suministrada a los diferentes
usuarios del sistema, existiendo además un proceso de retroalimentación o
“feedback”, en la cual se ha de valorar si la información obtenida se adecua a
lo esperado (Ver figura 1).
Junto con los datos, los otros dos componente básicos que
constituyen un sistema de información son los usuarios (personal directivo,
empleados y en general cualquier agente de la organización empresarial que
utilice la información en su puesto de trabajo) y los equipos (informáticos,
software, hardware y tecnologías de almacenamiento de la información y de las
telecomunicaciones). En muchas ocasiones existe bastante confusión, pues al
referirse a sistemas de información se piensa en un primer momento tanto los
ordenadores como en los programas informáticos. Una empresa puede adquirir
nuevos ordenadores, instalar nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar
una página web, realizar comercio electrónico, pero ello no implica que exista
en su organización un sistema de información. Un sistema de información abarca
más que el aspecto meramente computacional, pues no sólo hemos de tener en
cuenta estas herramientas, sino también el modo de organizar dichas
herramientas y de obtener la información necesaria para el correcto
funcionamiento de la empresa. Los encargados de elaborar los sistemas de
información han de poseer conocimientos tanto de las tecnologías de información
disponibles y que pueden utilizarse en la empresa, como del modo de
organizarlas. Para ello en primer lugar tendrán que conocer la estrategia de la
organización y el tipo de organización para posteriormente establecer las
necesidades de información y adquirir las herramientas necesarias para el
desarrollo del sistema de información. Todo sistema de información va a poseer
unos objetivos principales, los cuales se resumen a continuación:
- apoyar los
objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de información ha de
suministrar a la organización toda la información necesaria para su correcto
funcionamiento. La información manejada abarcará desde la actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de planificación a largo plazo de la empresa.
- proporcionar información para el control de la totalidad de actividades de la
empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por
la organización. Los sistemas de información abarcan a todos los
departamentos de la empresa y a la gestión global de la organización.
- adaptar las necesidades de información a la evolución de la empresa:
conforme la empresa va creciendo y desarrollándose, surgen nuevas
necesidades de información que han de ser satisfechas por el sistema de
información, evolucionando este último adecuándose a las nuevas
circunstancias del entorno.
- interacturar con los diferentes agentes de la organización, permitiendo que
estos empleen el sistema de información para satisfacer sus necesidades de
un modo rápido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de
información constituyen un punto clave en el éxito o fracaso.
No hay comentarios:
Publicar un comentario